#Ekonomi#IlmuManagament#sistemPengelolanPerusahaan
Sistem Pengelolaan dan Penagihan yang diterapkan Perusahaan
✍️Sistem pengelolaan dan penagihan yang
diterapkan dan dilakukan oleh Perusahaan:
✔️ Divisi Penjualan
Untuk penjualan tunai Term Of Payment (
TOP ) adalah tiga hari dengan mendapatkan discount 0 % - 1,5 % dengan melampirkan
bukti potongan discount untuk produk
tertentu , disertai tanda tangan dan cap
pelanggan penerima.
👉Jangka waktu tiga hari yang diberikan adalah:
✔️ dianggap waktu yang cukup dari mulai pencetakan faktur,
✔️ pengiriman barang sampai faktur kembali ke Pool Faktur dan
✔️ kemudian ditagih oleh Penagih/ Salesman.
👉Untuk penjualan COD ( Cash On Delivery ) TOP adalah 0 hari dengan mendapatkan discount 0 % - 1,5 % untuk produk tertentu.
👉Ketentuan penjualan COD diterapkan pada umumnya untuk penjualan produk – produk fast moving ataupun penjualan ke outlet – outlet grossir pareto yang umumnya membutuhkan pelayanan yang cepat dan pembelian partai besar.
✏️Dengan demikian diperlukan komitmen yang tinggi dari pihak outlet karena system COD barang pesanan diterima langsung bayar saat itu juga.
👉Untuk pelanggan yang baru pembelian harus COD selama 3 kali pengambilan dan setelah itu dapat dipertimbangkan kembali untuk diperkenankan membeli secara kredit.
📌TOP untuk penjualan kredit outlet Retail dan Grosir adalah 30 hari, sedangkan untuk outlet Supermarket adalah 45 hari.
👉Discount yang diberikan berfariasi tergantung policy penjualan yang ada dan Market Plane yang telah dibuat.
👉Untuk pelanggan Sub Dist, Apotik penyalur dan Grosir yang diberikan kredit limit diatas 50 juta harus memberikan Bank Garansi dengan sepengetahuan Kantor Pusat.
✏️Untuk penjualan produk – produk baru
( new launching ) diterapkan sistim konsinyasi ataupun kredit lunak dengan TOP 60 – 90 hari.
✏️Setelah faktur konsinyasi berumur sekitar 60 – 90 hari maka salesforce harus melakukan distribution check mengenai produk launching tersebut.
✍️Dari hasil distribution check tersebut akan dilakukan penarikan produk launching yang tidak laku terjual dan menagih yang telah laku terjual.
👉Setelah itu pembelian berikutnya setelah periode launching berakhir akan diterapkan system jual putus.
✍️Divisi Akuntansi dan Keuangan
✔️Untuk mempercepat tagihan faktur
penjualan tunai memerlukan perlakuan
khusus dan diutamakan.
👉Satu hari setelah pengiriman barang, faktur harus sudah diterima Pool Faktur dan segera diserahkan ke Penagih untuk ditagihkan ke pelanggan, sehingga maximum 3 hari faktur sudah dibayar.
✔️ Untuk penjualan kredit terutama untuk
pelanggan yang sebelum jatuh tempo
melalui proses tukar faktur.
Maka, proses tukar fakturnya dilakukan sebelum jatuh tempo, dengan tujuan agar lama pembayaran sesuai dengan jatuh tempo yang telah ditentukan.
✔️ Melakukan kontrol terhadap piutang
overdue setiap minggu sehingga dapat
dilakukan crass program tagihan.
👉Sebagai bahan feed back ke divisi
penjualan terhadap permasalahan piutang yang belum terselesaikan kemungkinan disebabkan adanya kewajiban – kewajiban penjualan yang belum diselesaikan ataupun adanya kesalahan administrative dalam pembukaan order penjualan.
👉Untuk memotivasi penagih / salesman dalam menagih faktur yang sudah jatuh tempo diberikan reward berupa incentif hasil tagihan yang perolehannya sudah
ditentukan dalam market plane.
👉Memaximalkan tungsi pengirim barang, selain mengirim barang juga melakukan penagihan atas faktur – faktur COD dan diberikan incentif khusus yang berhasil
melakukannya.
✔️ Pool Faktur mengarsip sementara faktur - faktur yang telah selesai dari pengiriman dan harus ada cap serta tandatangan pelanggan dengan cara penyimpanan sesuai dengan area, jatuh tempo,pelanggan, tanggal bayar dan sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemudahan dalam
mencarinya jika dibutuhkan.
✔️faktur yang diserahkan Pool Faktur ke
Penagih harus menggunakan Daftar Tagihan ( DT ) dan harus ditandatangani
pembawa faktur.
👉Faktur tersebut harus dikembalikan dalam 1 periode, dimana batas waktu ditetapkan : untuk penagihan dalam kota adalah 1 hari (sampai selesai jam kerja ) dan untuk penagihan luar kota adalah 1 periode kanvas.
✏️Apabila batas waktu tersebut dilanggar, Pool Faktur wajib untuk segera melaporkan kepada KSK/KSA/Kabag untuk dicari
penyebabnya dan jalan keluarnya bersama ABM.
✔️ Pada saat faktur kembali dari penagihan harus diperiksa apabila dalam bentuk
kontra bon harus ada cap dan tandatangan outlet disertai tanggal janji bayar.
✏️Jika dalam bentuk faktur sisa maximum 14 hari harus diselesaikan dengan melengkapi dokumen pendukungnya ( apabila tidak selesai menjadi beban pengorder ).
✔️Apabila faktur sudah 2 x gagal ditagih
atau kontra bon yang tidak sesuai dengan tanggal janji bayarnya, Pool Faktur wajib melaporkan kepada KSK/KSA/Kabag untuk difollow up ke ABM/DM/FSS.
✔️ Melakukan konfirmasi piutang yang ada untuk mengecek kebenarannya.
✔️ Membuat rayonisasi penagih sehingga
jelas jadwal penagihan untuk masing –
masing pelanggan dan tepat waktunya.
✔️ Melakukan opname piutang secara
berkala minimal 3 bulan sekali untuk
memastikan tidak ada faktur yang
hilang.
✔️ Melakukan adjustment terhadap kredit
limit pelanggan setiap tiga bulan sekali,
dengan memperhatikan TOP, variance
dan growth penjualan yang terjadi.
✔️ Melakukan kontrol secara baik terhadap faktur COD, tunai dan kanvas serta regular.
✏️Jika terdapat yang sudah berumur lama harus segera difollow up dan diketahui penyebab – penyebabnya.
✔️ Meningkatkan koordinasi dengan pihak
expedisi untuk penanganan faktur supermarket yang proses penagihannya
cukup rumit dan memerlukan birokrasi.
✍️Dalam hal ini harus benar – benar
diperhatikan kelengkapan dokumen
berupa:
✔️ Faktur,
✔️PO,
✔️Tanda Terima
✔️Barang,
✔️Kwitansi + materai &
✔️Faktur Pajak.
👉Jika terjadi kekurang lengkapan dokumen dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran yang cukup lama.
Sistem Pengelolaan dan Penagihan yang diterapkan Perusahaan
✍️Sistem pengelolaan dan penagihan yang
diterapkan dan dilakukan oleh Perusahaan:
✔️ Divisi Penjualan
Untuk penjualan tunai Term Of Payment (
TOP ) adalah tiga hari dengan mendapatkan discount 0 % - 1,5 % dengan melampirkan
bukti potongan discount untuk produk
tertentu , disertai tanda tangan dan cap
pelanggan penerima.
👉Jangka waktu tiga hari yang diberikan adalah:
✔️ dianggap waktu yang cukup dari mulai pencetakan faktur,
✔️ pengiriman barang sampai faktur kembali ke Pool Faktur dan
✔️ kemudian ditagih oleh Penagih/ Salesman.
👉Untuk penjualan COD ( Cash On Delivery ) TOP adalah 0 hari dengan mendapatkan discount 0 % - 1,5 % untuk produk tertentu.
👉Ketentuan penjualan COD diterapkan pada umumnya untuk penjualan produk – produk fast moving ataupun penjualan ke outlet – outlet grossir pareto yang umumnya membutuhkan pelayanan yang cepat dan pembelian partai besar.
✏️Dengan demikian diperlukan komitmen yang tinggi dari pihak outlet karena system COD barang pesanan diterima langsung bayar saat itu juga.
👉Untuk pelanggan yang baru pembelian harus COD selama 3 kali pengambilan dan setelah itu dapat dipertimbangkan kembali untuk diperkenankan membeli secara kredit.
📌TOP untuk penjualan kredit outlet Retail dan Grosir adalah 30 hari, sedangkan untuk outlet Supermarket adalah 45 hari.
👉Discount yang diberikan berfariasi tergantung policy penjualan yang ada dan Market Plane yang telah dibuat.
👉Untuk pelanggan Sub Dist, Apotik penyalur dan Grosir yang diberikan kredit limit diatas 50 juta harus memberikan Bank Garansi dengan sepengetahuan Kantor Pusat.
✏️Untuk penjualan produk – produk baru
( new launching ) diterapkan sistim konsinyasi ataupun kredit lunak dengan TOP 60 – 90 hari.
✏️Setelah faktur konsinyasi berumur sekitar 60 – 90 hari maka salesforce harus melakukan distribution check mengenai produk launching tersebut.
✍️Dari hasil distribution check tersebut akan dilakukan penarikan produk launching yang tidak laku terjual dan menagih yang telah laku terjual.
👉Setelah itu pembelian berikutnya setelah periode launching berakhir akan diterapkan system jual putus.
✍️Divisi Akuntansi dan Keuangan
✔️Untuk mempercepat tagihan faktur
penjualan tunai memerlukan perlakuan
khusus dan diutamakan.
👉Satu hari setelah pengiriman barang, faktur harus sudah diterima Pool Faktur dan segera diserahkan ke Penagih untuk ditagihkan ke pelanggan, sehingga maximum 3 hari faktur sudah dibayar.
✔️ Untuk penjualan kredit terutama untuk
pelanggan yang sebelum jatuh tempo
melalui proses tukar faktur.
Maka, proses tukar fakturnya dilakukan sebelum jatuh tempo, dengan tujuan agar lama pembayaran sesuai dengan jatuh tempo yang telah ditentukan.
✔️ Melakukan kontrol terhadap piutang
overdue setiap minggu sehingga dapat
dilakukan crass program tagihan.
👉Sebagai bahan feed back ke divisi
penjualan terhadap permasalahan piutang yang belum terselesaikan kemungkinan disebabkan adanya kewajiban – kewajiban penjualan yang belum diselesaikan ataupun adanya kesalahan administrative dalam pembukaan order penjualan.
👉Untuk memotivasi penagih / salesman dalam menagih faktur yang sudah jatuh tempo diberikan reward berupa incentif hasil tagihan yang perolehannya sudah
ditentukan dalam market plane.
👉Memaximalkan tungsi pengirim barang, selain mengirim barang juga melakukan penagihan atas faktur – faktur COD dan diberikan incentif khusus yang berhasil
melakukannya.
✔️ Pool Faktur mengarsip sementara faktur - faktur yang telah selesai dari pengiriman dan harus ada cap serta tandatangan pelanggan dengan cara penyimpanan sesuai dengan area, jatuh tempo,pelanggan, tanggal bayar dan sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemudahan dalam
mencarinya jika dibutuhkan.
✔️faktur yang diserahkan Pool Faktur ke
Penagih harus menggunakan Daftar Tagihan ( DT ) dan harus ditandatangani
pembawa faktur.
👉Faktur tersebut harus dikembalikan dalam 1 periode, dimana batas waktu ditetapkan : untuk penagihan dalam kota adalah 1 hari (sampai selesai jam kerja ) dan untuk penagihan luar kota adalah 1 periode kanvas.
✏️Apabila batas waktu tersebut dilanggar, Pool Faktur wajib untuk segera melaporkan kepada KSK/KSA/Kabag untuk dicari
penyebabnya dan jalan keluarnya bersama ABM.
✔️ Pada saat faktur kembali dari penagihan harus diperiksa apabila dalam bentuk
kontra bon harus ada cap dan tandatangan outlet disertai tanggal janji bayar.
✏️Jika dalam bentuk faktur sisa maximum 14 hari harus diselesaikan dengan melengkapi dokumen pendukungnya ( apabila tidak selesai menjadi beban pengorder ).
✔️Apabila faktur sudah 2 x gagal ditagih
atau kontra bon yang tidak sesuai dengan tanggal janji bayarnya, Pool Faktur wajib melaporkan kepada KSK/KSA/Kabag untuk difollow up ke ABM/DM/FSS.
✔️ Melakukan konfirmasi piutang yang ada untuk mengecek kebenarannya.
✔️ Membuat rayonisasi penagih sehingga
jelas jadwal penagihan untuk masing –
masing pelanggan dan tepat waktunya.
✔️ Melakukan opname piutang secara
berkala minimal 3 bulan sekali untuk
memastikan tidak ada faktur yang
hilang.
✔️ Melakukan adjustment terhadap kredit
limit pelanggan setiap tiga bulan sekali,
dengan memperhatikan TOP, variance
dan growth penjualan yang terjadi.
✔️ Melakukan kontrol secara baik terhadap faktur COD, tunai dan kanvas serta regular.
✏️Jika terdapat yang sudah berumur lama harus segera difollow up dan diketahui penyebab – penyebabnya.
✔️ Meningkatkan koordinasi dengan pihak
expedisi untuk penanganan faktur supermarket yang proses penagihannya
cukup rumit dan memerlukan birokrasi.
✍️Dalam hal ini harus benar – benar
diperhatikan kelengkapan dokumen
berupa:
✔️ Faktur,
✔️PO,
✔️Tanda Terima
✔️Barang,
✔️Kwitansi + materai &
✔️Faktur Pajak.
👉Jika terjadi kekurang lengkapan dokumen dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran yang cukup lama.
No comments:
Post a Comment